Una de las principales conclusiones de la sesión, es que las asociaciones se han vuelto mucho más profesionales a la hora de desarrollar sus congresos. Hoy en día las asociaciones saben lo que quieren obtener con el congreso. Buscan beneficios para la asociación y aportar valores añadidos a los delegados asistentes. La mayoría de los procesos de candidatura están mucho más estructurados y son más claros, para quien quiere presentar una candidatura.

Según encuesta que ha realizado ICCA, entre asociaciones internacionales y convention bureaux.

Las asociaciones responden a la pregunta de ¿Cómo se desarrolla el proceso de candidatura a su congreso?. Estos han sido los resultados:

47% – Candidatura formal por miembros locales de la asociación. La junta directiva o un comité deciden la sede.

10% – Candidatura formal por miembros de la asociación. Grupo de miembros decide la sede.

9% – Candidatura formal por miembros de la asociación. Miembros del staff de la asociación deciden la sede.

19% – Sin proceso de candidatura. Un comité o la junta directiva deciden directamente la sede, basándose en las necesidades especificas del congreso.

12% – Sin proceso de candidatura. Miembros del staff de la asociación deciden la sede, basándose en las necesidades especificas del congreso.

3% – Otros métodos.

También se han identificado ciertos elementos que últimamente han tomado más valor para las asociaciones, a la hora de desarrollar el congreso:

- Generación de beneficio económico para la asociación.

- Destinos que aporten incentivos fiscales y financieros a la asociación.

- Destinos que ayude a desarrollar la misión estratégica de la asociación.

- Destinos que cuenten con infraestructuras congresuales de primer nivel y accesibilidad desde diversos mercados internacionales (ya que los congresos agrupan delegados de muchas nacionalidades y orígenes diferentes).

En cuanto a la encuesta desarrollada con los convention bureaux, los resultados son los siguientes:

- Los convention bureaux ven cada vez más competencia de otros destinos a nivel internacional.

- Los convention bureaux son más selectivos a la hora de elegir las candidaturas que presentan, lo que lleva a conseguir un porcentaje mayor de candidaturas ganadas.

Y en cuanto a ¿Cómo ven a las asociaciones internacionales?:

- Se han vuelto más profesionales, definiendo más claramente los diferentes componentes y objetivos del congreso.

- Son más conscientes del apoyo financiero que les puede aportar un destino.

- Muy interesadas en reducir el coste de participación de los delegados.

- Esperan candidaturas que analicen los objetivos estratégicos de la asociación.

- Cada vez más interesadas en la fortaleza logística del destino (accesibilidad, sedes de reuniones con gran capacidad, oferta hotelera, etc) y menos en aspectos culturales del destino.

Juan José García, director de Marketing y Ventas de Barceló Congresos (y experto mundial en el segmento MICE), analizó de cómo han evolucionado los procesos de candidatura, en las asociaciones internacionales, en los últimos 20 años.

"En este tiempo la forma de elegir la sede ha variado considerablemente. Se ha pasado de un proceso muy emocional (basado en factores como la belleza y el atractivo turístico del destino) a otro más racional y técnico".

Hace años, las relaciones personales con los médicos y científicos eran básicas para ganar una candidatura, pasando ahora a ser los elementos técnicos y logísticos, los más fundamentales a la hora de tomar la decisión sobre la sede del congreso.

Un cambio de lo Emocional a lo Racional.

O por decirlo de otra forma, de la Belleza a la Estrategia.

Otro cambio importante se ha dado en relación a quien decide la sede del congreso. 

Como hemos visto por el resultado de la encuesta, se ha pasado de un modelo donde la mayoría de las veces era la Asamblea General de la asociación quien decidía la sede, a otro donde la decisión es tomada en muchos casos por la Junta Directiva o por un comité nombrado para dicha labor.

También se ha planteado la necesidad de que los Opc’s (organizadores profesionales de congresos), se vuelvan partners estratégicos de la asociaciones. Para ello, los OPC´s tienen que conocer claramente la misión y los objetivos de la asociación, e integrar este conocimiento en su propuesta de trabajo.

Aunque las asociaciones han clarificado mucho los requisitos técnicos que se tienen que cumplir para presentar una candidatura, todavía no incluyen información sobre el proceso interno de decisión dentro de la asociación.

Juan José también planteó la necesidad de no convertir el sector de los congresos en una commodity, donde el precio es el factor decisivo. Hay que recordar los beneficios que aporta este tipo de eventos, sobre todo en la generación de conocimiento y en la mejora de la capacitación de la comunidad local.

Otra conclusión de la charla es que lo más importante sigue siendo el contenido del congresos. Los delegados deciden asistir a un congreso principalmente por los contenidos que se van a generar y que les van a aportar un valor añadido.

La utilidad del Big Data para ayudar a identificar aquellos lideres científicos y médicos de un destino, que están activos en su comunidad internacional y que pueden apoyar un proceso de candidatura internacional.

Asimismo, se ha definido qué buscan hoy las asociaciones, de parte de los destinos turísticos y los convention bureaux:

- Ayuda para aumentar el número de delegados asistentes, a través de diferentes herramientas de marketing.

- Apoyo económico que les ayude a cubrir costes del congresos, ya sea vía subvenciones o vía apoyo en especia. Hay que recordad que los congresos suelen ser una de las principales fuentes de financiación de las asociaciones a nivel anual.

- Apoyo en la búsqueda de patrocinadores.

- Colaboración en la difusión mediática del evento y en la gestión con los medios de comunicación locales.

- Búsqueda de otras instituciones locales con las que el congreso pueden desarrollar sinergias.

Martin Sirk, Chief Executive Officer, ICCA

Juan José García (Faculty Leader), Director of Marketing & Sales, Barceló Congresos

Natasha Joyner, Events Manager, World Obesity Federation

Mireille Swakhoven, Congress Services Manager , FIP (International Pharmaceutical Federation)